Windows11やExcelの便利ワザを調べていると
SUM関数はとりあえず使っておけば大丈夫
そんなイメージを持っている方も多いかもしれません
ところがフィルター機能と組み合わせると
思わぬ落とし穴にはまることがあります
実際に集計結果がズレていることに気付かず
そのまま資料や報告書に使ってしまうケースも少なくありません
今回はExcelでフィルターを使う時に
SUM関数を使ってはいけない理由と
代わりに使いたいSUBTOTAL関数についてご紹介します
フィルター集計の落とし穴
Excelで売上表や顧客リストを扱う時
東京だけ表示したい
今月分だけ確認したい
こんな感じでフィルター機能を使うことがありますよね
ところがその状態で合計を確認すると
表示されているデータだけの合計が出ている
と思いきや実はそうではありません
SUM関数はフィルターで
非表示になっているデータまで含めて計算してしまいます
つまり画面上では東京のデータしか見えていないのに
合計には大阪や名古屋のデータも入っているという状態です
見た目と計算結果が一致していないので
気付かないまま使ってしまうとかなり危険です
SUM関数が危険な理由
例えば売上データが100件あったとします
その中から東京だけをフィルターで表示して
合計売上を確認したいとします
この時にSUM関数を使っていると
表示されていない99件のデータも含めて計算されます
画面を見る限り
ちゃんと東京だけ集計できている
と思ってしまうので厄介なんです
特に会議資料や業務レポートを作る時は要注意です
数字は合っているように見えるのに
実際はまったく違う集計結果になっていることがあります
Excel初心者だけでなく
長年使っている人でも意外と見落としがちなポイントです
代わりに使うのはSUBTOTAL関数
そこで活躍するのがSUBTOTAL関数です
SUBTOTAL関数はフィルターで非表示になった行を
自動で除外して集計できます
つまり
今表示されているデータだけを合計したい
という時にぴったりの関数です
例えば合計を求める場合は
SUBTOTAL関数の集計方法に9を指定します
するとフィルターで絞り込んだ結果だけを
対象に計算してくれます
データ分析や売上管理をするなら
SUM関数よりもこちらを使う場面がかなり多いです
一度覚えてしまうと
なんで今までSUM関数を使っていたんだろう
と思うかもしれませんね
集計ミスを防ぐなら覚えておきたい
フィルター機能を使う機会があるなら
SUBTOTAL関数はほぼ必須と言ってもいい機能です
特に
Excel フィルター 合計
Excel 集計 合わない
Excel フィルター 合計 おかしい
といったトラブルで検索して
このページが引っかかった方は
この仕組みを理解するとすぐに解決できます
見えているデータだけを集計したいのか
それとも全データを集計したいのか
この違いを意識するだけでも
集計ミスはかなり減らせます
動画で実際の動きを確認
文章で見ると理解できたつもりでも
実際にフィルターをかけてみると
思った以上に違いが分かりやすいです
今回の動画ではSUM関数とSUBTOTAL関数の違いを
実際の画面で比較しながら解説しています
なぜ集計結果がズレるのか
どのようにSUBTOTAL関数を設定するのか
そのあたりも分かりやすく紹介していますので
ぜひ動画もチェックしてみてくださいね
知らないまま使い続けると
いつか数字のミスにつながるかもしれません
Excelでフィルターを使うなら
SUM関数ではなくSUBTOTAL関数
このポイントだけでも覚えておくと安心ですよ
■動画作成使用ソフト
・動画キャプチャー：Bandicam
・動画編集：Wondershare Filmora15
ではでは今回はこのへんで
